Da Backe, én av Norges største entreprenører, signerte en konsernavtale med Rucoria, var det å innføre en ny plattform bare halve jobben. Mange år med prosjekthistorikk måtte også migreres fra gamle systemer og inn i Rucoria.
Over tolv regioner måtte mer enn 100 aktive prosjekter og store mengder historiske data hentes ut fra gamle systemer, tilpasses en ny struktur og valideres — samtidig som Backe fortsatte den daglige driften som normalt.
Og «historiske data» betydde langt mer enn bare gamle prosjektfiler. Det inkluderte reklamasjonssaker, hele sakshistorikken, kommunikasjon mellom Backe og boligkjøpere, bilder og dokumentasjon, tegninger og FDV-dokumentasjon, befaringsprotokoller og signerte overtakelsesprotokoller. Dette var informasjon Backes team fortsatt kunne få bruk for i flere år etter at et prosjekt var ferdigstilt.
Migreringsprogrammet tok flere måneder og ble gjennomført som planlagt. Men det mest interessante var det som skjedde underveis i prosjektet, etter hvert som teamene lærte, ble migreringene raskere og mer forutsigbare. For den siste regionen tok selve datamigreringen bare én dag.
Hvorfor ta med historikken?
Det finnes en enklere måte å innføre en ny plattform på: sett en klar grense. Nye prosjekter og saker legges inn i det nye systemet. Alt historisk forblir der det er. Det gjør selve migreringen enklere, men det kan gjøre den daglige jobben tyngre i årene som følger. En reklamasjonssak som meldes inn i dag kan gjelde en bolig som ble overtatt for flere år tilbake. Den som skal håndtere saken kan ha behov for å se tidligere saker, kommunikasjon med boligkjøperen, bilder fra en befaring, tegninger, tidligere beslutninger eller signert overtakelsesdokumentasjon.
Hvis historikken forblir i det gamle systemet, må de ansatte bevege seg mellom gammelt og nytt system avhengig av når prosjektet eller saken opprinnelig ble opprettet. Backe ønsket én felles plattform for både historiske og nye data.
Ved å ta med de historiske dataene inn i Rucoria blir historikken også en del av det samme datagrunnlaget som for nye prosjekter og saker. I stedet for å lagre gammel informasjon som referanse, kan Backe bruke historiske og nye data sammen for å identifisere mønstre, sammenligne prosjekter og regioner, og bygge et mer komplett bilde over tid. Og prosjekthistorikk kan ha betydning lenge etter overtakelse. Hvis spørsmål eller uenigheter dukker opp år senere, kan det være avgjørende å kunne finne tilbake til hva som ble rapportert, kommunisert, dokumentert, løst og signert.
Målet var ikke bare å bevare Backes historiske data, men å sørge for at viktig informasjon forble samlet og lett tilgjengelig.
Tolv regioner, én migreringsplaybook
Backe opererer i hele Norge gjennom lokale selskaper i tolv regioner. Disse selskapene har gjennom mange år samlet store mengder prosjektdata i ulike systemer. Men systemene var ikke den eneste variabelen. Backe brukte dem også forskjellig, basert på egne prosjekter, lokale prosesser og arbeidsmåter.
Migreringen kunne derfor ikke gjennomføres ved å kjøre det samme importskriptet tolv ganger. For hver region måtte dataene forstås, hentes ut, tilpasses riktig struktur i Rucoria og valideres. Omfanget varierte også. Enkelte selskaper kunne ha fra 5 000 til over 15 000 saker som skulle flyttes over. Og et enkelt prosjekt kunne i seg selv inneholde betydelige mengder informasjon. Ett prosjekt inneholdt for eksempel over 12 000 filer, som representerte mer enn 16 GB med data.
Valget av Rucoria kom etter flere år der Backe hadde vurdert og testet ulike løsninger. Mårten Skällenäs, tidligere direktør i Backe Entreprenør AS, forklarer hvorfor de valgte Rucoria:
«Vi har testet ulike løsninger gjennom årene og opplever at Rucoria har en unik plattform som både er svært fleksibel og dekker dagens og fremtidige behov. Vi er også imponert over måten teamet jobber på og ambisjonene deres. Derfor er det naturlig for oss å samarbeide tett med Rucoria.»
I stedet for å flytte all data på tvers av konsernet samtidig, tok Backe og Rucoria én region av gangen. De tolv migreringene fulgte den samme overordnede planen, som ble forbedret og finjustert underveis.
Start forsiktig. Lær. Så akselerer.
De første migreringene tok lengst tid.Teamene i Backe og Rucoria brukte flere uker på planlegging, utvikling av migreringsverktøy, kartlegging av datastrukturer, testing av overføringer og validering av resultatene. Dette arbeidet la grunnlaget for alt som kom etterpå. Hver fullførte region ga ny kunnskap. Verktøyene ble bedre. Teamene ble bedre til å identifisere forskjeller i hvordan data hadde vært strukturert og brukt. Valideringen ble mer effektiv, og problemer som krevde undersøkelser første gang, kunne i økende grad forutses.
Som et resultat akselererte programmet. Mot slutten kunne flere regioner håndteres innenfor én og samme uke. For den siste regionen tok selve datamigreringen bare én dag. Denne akselerasjonen var ikke resultatet av at man tok snarveier. Den kom fra at mange av de vanskelige problemene allerede var møtt og løst tidligere i programmet. På det tidspunktet hadde migrering blitt en gjentakbar prosess, ikke et nytt prosjekt hver gang.
Å flytte riktig data til riktig sted
Rucorias utviklere bygde skreddersydde migreringsverktøy for å hente ut strukturerte data og filer fra de gamle systemene og flytte dem inn i Rucoria. Men selve uttrekket var bare en del av jobben. Fordi Backe hadde brukt sine eksisterende systemer forskjellig, måtte migreringsoppsettet justeres og valideres for hver enkelt region.Teamet måtte sørge for at riktig data ble hentet ut, at gamle strukturer ble tilpasset riktige steder i Rucoria, og at det som kom inn stemte med det som var forventet.
Store migreringsbatcher kunne kjøres parallelt for å redusere overføringstiden. Gjennom hele prosessen ble data og filer kontrollert og testet, med avsluttende tester for å kvalitetssikre migreringen.
Ingenting ble ansett som fullført bare fordi en import var ferdig. Og ikke alt gikk automatisk. En liten andel filer feilet valideringen på første forsøk — for eksempel på grunn av filformater eller for store vedlegg — og måtte håndteres manuelt i stedet for en ren, skriptet overføring. I én region var deler av kildedataene ikke strukturert nok til å mappes automatisk, så boligtype-klassifiseringer måtte korrigeres manuelt i ettertid.
Det ble også tatt bevisste valg om hva som ikke skulle migreres. Noe eldre sakshistorikk lagret i et separat CRM-system ble holdt utenfor migreringen, etter en avveining mellom innsatsen det ville krevd og hvor sannsynlig det var at informasjonen faktisk ville bli brukt i det daglige. Dette skillet er viktig: en vellykket migrering handler ikke nødvendigvis om å flytte hver bit av historiske data. Det handler om å forstå hva som må flyttes, mappe det riktig, og sikre at resultatet kan stoles på.
En migrering av denne størrelsen krever fortsatt menneskelig vurdering og kvalitetssikring — ikke bare et skript som rapporterer at alt gikk bra. Hvert selskap krevde også en kontrollert overgang. På et avtalt tidspunkt ble nye innmeldinger til det gamle systemet stengt midlertidig, de siste dataene ble hentet ut, migrert og validert, og selskapet ble deretter åpnet for nye saker i Rucoria.
Gjennom hele programmet fortsatte Backe den daglige driften som normalt, mens selskapene gikk over til den nye plattformen. Martin Borg, kvalitetssjef i Backe Entreprenør AS, sier det slik:
«Etter at vi valgte Rucoria, ønsket vi å ha alle prosjektene og all dataen vår på ett sted. Å migrere mer enn 100 aktive prosjekter og tusenvis av boliger, samtidig som vi holdt driften gående som normalt, krevde grundig planlegging og tett samarbeid. Takket være dyktige team i begge organisasjoner og et meget godt samarbeid, har overgangen gått overraskende smidig.»
Backes program pågikk også parallelt med andre migreringer fra gamle systemer som Rucorias team håndterte samme år. Erfaringene fra disse prosjektene bidro til å styrke Rucorias migreringsverktøy og metodikk videre.
Teknologien er viktig – men det er menneskene også.
Et lite kjerneteam hadde ansvaret for gjennomføringen på tvers av konsernet. Oskar Björk og Victor Minge fulgte opp implementeringen fra Backes side, mens Martin Borg hadde ansvar for fremdriften i prosjektet som helhet. En dedikert dataspesialist sto for det tekniske uttrekket fra de gamle systemene, i tett samarbeid med utviklere og customer success teamet i Rucoria.
Tydelige ansvarsområder og realistiske tidsfrister var viktig for å sikre god fremdrift. Samtidig ble medarbeidere fra Backes regionale selskaper involvert tidlig i prosessen. De kjente prosjektene og visste hvordan systemene faktisk hadde blitt brukt i sin region. Denne lokalkunnskapen var viktig for å forstå dataene og skille reelle avvik fra forskjeller som skyldtes lokale prosesser og arbeidsmåter.
Teamene var også innforstått med at en migrering av denne størrelsen ikke kunne planlegges ned til minste detalj på forhånd. Korte og hyppige statusmøter gjorde det mulig å løse utfordringer og ta beslutninger fortløpende. Erfaringene fra hver migrering ble deretter tatt med videre til den neste: migrere, validere, lære og forbedre.
Migrering og implementering av nytt system gikk hånd i hånd
Backe og Rucoria behandlet ikke datamigrering og implementeringen av Rucoria som to separate prosesser. Når et selskap i Backe-konsernet tok i bruk Rucoria, ble også historiske prosjekter og data flyttet over. Samtidig fikk medarbeiderne opplæring i plattformen, med utgangspunkt i egne prosjekter, saker og arbeidsoppgaver.
Tidspunktet for opplæringen var viktig. I stedet for å gi generell opplæring lenge før plattformen skulle tas i bruk, fikk medarbeiderne opplæring i forbindelse med overgangen til Rucoria. På den måten kunne de ta i bruk det de hadde lært med en gang, i prosjekter og saker de allerede kjente. Migrering, implementering og opplæring ble dermed en del av den samme prosessen.
Slik jobber Backe i dag
Backe jobber nå på én felles plattform, med felles prosesser og maler på tvers av bolig- og næringsprosjekter. For de i Backe som jobber med kunder og prosjekter til daglig, er både historisk og ny informasjon samlet på ett sted. Når en ny reklamasjonssak kommer inn, er relevant prosjekthistorikk allerede tilgjengelig, uten at brukerne må lete etter informasjon i både gamle og nye systemer.
Erfaringer og løsninger fra ett selskap kan også tas i bruk andre steder i konsernet, i stedet for at hver region må finne opp de samme løsningene på nytt. Med historiske og nye data samlet og strukturert på én plattform har Backe samtidig et bedre grunnlag for å identifisere mønstre, sammenligne prosjekter og regioner og lære på tvers av hele selskapet.
På kort sikt betyr det en enklere arbeidshverdag. På lengre sikt gir det Backe et felles og bedre datagrunnlag.
Syv erfaringer fra Backe-migreringen
Alle systemer og datagrunnlag er forskjellig, men flere av erfaringene fra migreringen hos Backe er relevante også for andre som skal gjennom en lignende prosess.
- Sørg for tydelig eierskap. En migrering krever dedikerte ressurser både sentralt og lokalt, med klare roller, ansvarsområder og myndighet til å ta beslutninger.
- Sett av tid til migreringsprosjektet. Det holder ikke at alle er enige om at migreringen er viktig hvis ingen har tid til å gjennomføre den. Tydelige og realistiske tidsfrister bidrar til å sikre fremdrift.
- Involver lokale brukere tidlig. De som kjenner prosjektene best, kjenner ofte også dataene best. Denne kunnskapen er viktig når informasjon fra gamle systemer skal struktureres riktig i den nye plattformen.
- Bestem hva som faktisk er verdt å migrere. Mer data er ikke nødvendigvis bedre. Vurder hvilken informasjon brukerne vil ha behov for, hva som har verdi over tid, og hva det faktisk er hensiktsmessig å ta med videre.
- Ikke vent til alt er perfekt. I store migreringer vil det dukke opp utfordringer som er vanskelige å forutse på forhånd. Kom i gang, valider underveis, lær og forbedre prosessen etter hvert.
- Kombiner migrering og implementering. Når historiske data flyttes over samtidig som den nye plattformen og nye arbeidsmåter tas i bruk, blir overgangen enklere og mer nyttig fra første dag.
- Gi opplæring når kunnskapen skal tas i bruk. Lokal og prosjektspesifikk opplæring tett opp mot overgangen gir mer verdi enn generell opplæring lenge før brukerne faktisk skal begynne å jobbe i systemet.
Den kanskje viktigste lærdommen er at store migreringer ikke nødvendigvis blir enkle. Men med de rette menneskene, gode verktøy og en gjennomtenkt prosess blir de langt mer håndterbare.
Verdien av et godt samarbeid
Rucoria har gjennomført en rekke migreringer, både store og små. Ingen er helt like, og hver migrering gir oss nye erfaringer som vi bruker til å forbedre verktøyene, metodene og måten vi gjennomfører neste prosjekt på. Det som går igjen, er godt samarbeid med kunden. En god migrering handler ikke bare om teknologi og data, men også om god prosjektgjennomføring. Tydelige ansvarsområder, god kommunikasjon og riktig kompetanse på begge sider er viktig for å lykkes.
Migreringen med Backe ga oss verdifulle erfaringer som vi har tatt med oss videre og bygget inn i måten vi jobber med migreringer på i dag.
Lars-Thomas Stene, Chief Commercial Officer i Rucoria:
«Noe av det vi satte mest pris på i samarbeidet med Backe, var menneskene vi jobbet med. De var alltid godt forberedt, stilte høye krav og fulgte opp gjennom hele prosjektet, i tillegg hadde vi det gøy underveis. Det er nettopp slike samarbeid som gjør oss bedre. For hver region, lærte vi noe nytt som vi siden har tatt med oss videre i måten vi jobber med migreringer på.»
Vurderer dere å bytte system og migrere data?
Historiske prosjektdata bør ikke være grunnen til å bli værende i et gammelt system.
Migreringen med Backe viser hva som er mulig med god planlegging og tett samarbeid: mer enn 100 aktive prosjekter ble flyttet på tvers av tolv selskaper, flere år med prosjekthistorikk ble samlet på samme plattform, og migreringsprosessen ble raskere og mer effektiv for hver region.
Ta kontakt dersom dere vurderer å bytte system og ønsker å vite mer om hvordan vi kan ta med eksisterende prosjekter og historiske data over til Rucoria.
