När Backe, en av Norges största totalentreprenörer, tecknade ett koncernövergripande avtal med Rucoria var införandet av en ny plattform bara en del av jobbet. Även många års projekthistorik behövde följa med.
Över tolv regioner skulle mer än 100 aktiva projekt och stora mängder historisk data extraheras från äldre system, mappas in i en ny struktur och valideras – samtidigt som Backe fortsatte sin ordinarie verksamhet.
Och ”historisk data” betydde mycket mer än gamla projektfiler. Det omfattade garantiärenden och deras ärendehistorik, kommunikation mellan Backe och bostadsköpare, foton och dokumentation, ritningar och FDV-dokumentation, besiktningsprotokoll och signerade överlämningsprotokoll.
Det här var information som Backes team kunde behöva många år efter att ett projekt var avslutat.
Migreringsprogrammet pågick i flera månader och slutfördes enligt plan. Men det mest intressanta var vad som hände på vägen: i takt med att teamen lärde sig blev migreringarna snabbare och mer repeterbara. I den sista regionen genomfördes själva datamigreringen på en enda dag.
Varför ta med historiken?
Det finns ett enklare sätt att införa en ny plattform: att dra ett streck i sanden.
Nya projekt och ärenden hamnar i det nya systemet. Allt historiskt stannar där det är.
Det gör den första migreringen enklare, men kan göra det dagliga arbetet svårare i flera år framöver.
Ett garantiärende som kommer in i dag kan gälla en bostad som överlämnades för flera år sedan. Den som hanterar ärendet kan behöva se tidigare ärenden, kommunikation med bostadsköparen, foton från en besiktning, ritningar, tidigare beslut eller signerad överlämningsdokumentation.
Om historiken ligger kvar i ett äldre system måste medarbetarna växla mellan gamla och nya plattformar beroende på när ett projekt eller ärende uppstod.
Backe ville något annat: en plats att arbeta med både det som varit och det som pågår.
Genom att föra in den historiska datan i Rucoria blir historiken också en del av samma datagrund som nya projekt och ärenden. I stället för att bara lagra gammal information som referens kan Backe använda historisk och aktuell data tillsammans för att hitta mönster, jämföra projekt och regioner och bygga en mer komplett bild över tid.
Och projekthistorik kan vara viktig långt efter överlämningen. Om frågor eller tvister uppstår flera år senare kan det vara avgörande att kunna ta fram vad som rapporterades, kommunicerades, dokumenterades, åtgärdades och signerades.
Målet var inte bara att bevara Backes historiska data. Det var att hålla den information som spelade roll tillgänglig, sammankopplad och användbar.
Tolv regioner, en och samma migreringsmetod
Backe verkar i hela Norge med lokala bolag i tolv regioner. Under årens lopp har bolagen byggt upp betydande mängder projektdata i äldre system.
Men systemen var inte den enda variabeln. Backe använde dem på olika sätt, utifrån sina projekt, lokala processer och arbetssätt.
Det innebar att migreringen inte bara kunde handla om att köra ett generiskt importskript tolv gånger. Datan behövde förstås, extraheras, mappas till rätt struktur i Rucoria och valideras för varje region.
Omfattningen varierade också. Enskilda bolag kunde ha mellan ungefär 5 000 och över 15 000 ärenden att flytta över. Och ett enda projekt kunde i sig innehålla en stor mängd information. Ett projekt omfattade till exempel mer än 12 000 filer, motsvarande över 16 GB data.
Backes beslut att göra flytten kom efter flera års utvärdering av olika lösningar. Som Mårten Skällenäs, tidigare direktör på Backe Entreprenør AS, uttrycker det:
”Vi har testat olika lösningar genom åren och upplever att Rucoria har en unik plattform som är både mycket flexibel och möter befintliga och framtida behov. Vi är också imponerade av hur teamet arbetar och av deras ambitioner, och därför är det naturligt för oss att samarbeta nära med Rucoria.”
I stället för att göra en enda koncernövergripande omställning delade Backe och Rucoria upp programmet region för region: tolv migreringar i följd, enligt samma övergripande metod som förfinades för varje gång.
Börja försiktigt. Lär dig. Öka sedan tempot.
De första migreringarna tog längst tid.
Teamen ägnade flera veckor åt att planera, utveckla migreringsverktyg, mappa datastrukturer, testa överföringar och validera resultaten. Det arbetet lade grunden för allt som följde.
Varje avslutad region gav ny kunskap. Verktygen förbättrades. Teamen blev bättre på att identifiera skillnader i hur data hade strukturerats och använts. Valideringen blev effektivare, och problem som första gången krävt utredning kunde allt oftare förutses.
Resultatet blev att programmet tog fart.
Mot slutet kunde flera regioner hanteras på en och samma vecka. I den sista regionen genomfördes själva datamigreringen på en dag.
Den accelerationen berodde inte på att man tog genvägar. Den kom av att många av de svåra problemen redan hade stötts på och lösts tidigare i programmet.
Vid det laget hade migreringen blivit en repeterbar process snarare än ett nytt projekt varje gång.
Rätt data till rätt plats
Rucorias utvecklare byggde dedikerade migreringsverktyg för att extrahera strukturerad data och filer från de äldre systemen och flytta in dem i Rucoria.
Men extraheringen var bara en del av jobbet.
Eftersom Backe hade använt sina befintliga system på olika sätt behövde migreringsupplägget anpassas och valideras för vart och ett av dem. Teamet behövde säkerställa att rätt data extraherades, att gamla strukturer mappades till rätt ställen i Rucoria och att det som kom fram stämde med förväntningarna.
Stora migreringsomgångar kunde köras parallellt för att korta överföringstiden. Under hela processen kontrollerades och testades data och filer, och slutliga antalskontroller användes för att verifiera migreringen.
Ingenting ansågs klart bara för att en import hade körts färdigt.
Och allt gick inte automatiskt. En liten andel av filerna klarade inte valideringen i första omgången – till exempel på grund av filformat eller för stora bilagor – och behövde hanteras manuellt i stället för att överföras med skript. I en region var delar av källdatan inte tillräckligt välstrukturerade för att kunna mappas automatiskt, så klassificeringen av bostadstyper fick korrigeras manuellt i efterhand.
Det fattades också medvetna beslut om vad som inte skulle migreras. En del äldre ärendehistorik som låg i ett separat CRM-system hölls utanför migreringen, efter att man vägt arbetsinsatsen mot hur troligt det var att informationen skulle behövas i det dagliga arbetet.
Den distinktionen är viktig: en lyckad migrering handlar inte nödvändigtvis om att flytta varenda bit historisk data. Den handlar om att förstå vad som behöver flyttas, mappa det korrekt och verifiera att resultatet går att lita på.
En migrering i den här skalan kräver fortfarande mänskligt omdöme och kvalitetssäkring – inte bara ett skript som rapporterar att allt gick bra.
Varje bolag krävde också en kontrollerad övergång. Vid en överenskommen tidpunkt stängdes nya kundärenden till det gamla systemet tillfälligt, den sista datan extraherades, migrerades och validerades, och därefter öppnades bolaget för nya ärenden i Rucoria.
Under hela programmet bedrev Backe sin verksamhet som vanligt medan bolagen flyttade över till den nya plattformen.
Som Martin Borg, kvalitetschef på Backe Entreprenør AS, uttrycker det:
”Efter att vi valt Rucoria ville vi ha alla våra projekt och all data på ett ställe. Att migrera mer än 100 aktiva projekt och tusentals bostäder samtidigt som verksamheten löpte på som vanligt krävde noggrann planering och nära samarbete. Tack vare kompetenta team i båda organisationerna och ett starkt samarbete har övergången gått anmärkningsvärt smidigt.”
Backes program löpte också parallellt med andra migreringar från äldre system som Rucorias team genomförde under samma år. Erfarenheterna från dessa projekt bidrog till att ytterligare stärka Rucorias migreringsverktyg och arbetssätt.
Tekniken var viktig. Det var människorna också.
Ett litet kärnteam drev programmet i hela koncernen. Oskar Björk och Victor Minge på Backes sida höll implementeringsprocessen i rörelse, medan Martin såg till att det övergripande programmet höll kursen. En dedikerad dataspecialist ansvarade för den tekniska extraheringen från den gamla miljön, i nära samarbete med Rucorias teknik- och customer success-team.
Tydligt ägarskap och fasta men realistiska deadlines höll programmet i rörelse. Lika viktigt var att personer från de enskilda bolagen involverades tidigt.
De kände projekten, förstod hur deras region faktiskt hade använt de gamla systemen och kunde hjälpa till att skilja mellan tekniska avvikelser och information som verkligen speglade lokala arbetssätt.
Teamen accepterade också att en migrering i den här skalan inte kunde planeras perfekt på papper innan den började. Korta, täta statusmöten användes för att undanröja hinder och fatta beslut, medan det övergripande arbetssättet förblev iterativt: migrera, validera, lära och förbättra.
Migrering och införande gick hand i hand
Backe och Rucoria behandlade inte datamigrering och implementering som två separata projekt.
När ett bolag flyttade till Rucoria följde dess historiska projekt med. Samtidigt fick de som faktiskt skulle använda plattformen utbildning och började arbeta i den utifrån sina egna projekt och ansvarsområden.
Den tidpunkten är viktig.
Att utbilda användare centralt och sedan be dem tillämpa det de lärt sig flera månader senare skapar ett onödigt glapp mellan att lära sig och att göra. Backe kombinerade i stället lokal onboarding med tidpunkten då varje region faktiskt flyttade över till plattformen.
Användarna kunde lära sig Rucoria med välbekanta projekt, välbekanta ärenden och riktigt arbete.
Migrering, implementering och införande skedde samtidigt.
Det här har Backe i dag
Backe arbetar nu på samma plattform, med gemensamma processer och mallar för både bostadsprojekt och kommersiella projekt.
För dem som arbetar med kunder och projekt i vardagen finns historisk och ny information i samma miljö. Ett nytt garantiärende kan hanteras med relevant projekthistorik redan tillgänglig, utan att användarna behöver söka i både gamla och nya system.
Det som ett bolag lär sig eller bygger kan också återanvändas på andra håll i stället för att skapas på nytt lokalt. Och med historisk och aktuell strukturerad data på en och samma plattform har Backe en starkare grund för att hitta mönster, jämföra projekt och regioner och lära sig över hela koncernen.
Den omedelbara vinsten är ett enklare vardagsarbete.
Den långsiktiga vinsten är en gemensam datagrund.
Sju lärdomar från migreringen
Alla äldre systemmiljöer är olika, men flera lärdomar från Backes program gäller långt utöver just den här migreringen.
1. Ge migreringen ett verkligt ägarskap. Det krävs dedikerade resurser centralt och lokalt, med tydliga roller, ansvar och mandat att fatta beslut.
2. Gör den till en prioritet. Migreringen får inte vara något som alla är överens om är viktigt men som ingen har fått tid avsatt för. Fasta, realistiska deadlines skapar fart.
3. Involvera lokala användare tidigt. De som står närmast projekten förstår ofta datan bättre än någon annan. Deras kunskap är viktig när historiska strukturer ska översättas till en ny plattform.
4. Bestäm vad som är värt att migrera. Mer data är inte automatiskt bättre. Definiera vad människor faktiskt kommer att behöva, vad som har långsiktigt värde och var migreringsinsatsen är motiverad.
5. Vänta inte på perfektion. Stora migreringar avslöjar saker som inte går att förutse i ett planeringsdokument. Gå framåt, validera, lär och förbättra.
6. Kombinera migrering med implementering. Att föra över den historiska datan och införa det nya arbetssättet samtidigt gör övergången mer värdefull från dag ett.
7. Utbilda människor när de behöver kunskapen. Lokal, projektspecifik onboarding nära driftstart är mer användbar än generell utbildning långt innan användarna börjar arbeta i systemet.
Den kanske största lärdomen är att stora migreringar inte blir enkla. De blir hanterbara när rätt människor, verktyg och processer finns på plats.
Ett partnerskap som går åt båda hållen
Programmet förändrade också Rucorias egen migreringsförmåga. Varje region gav ytterligare en möjlighet att förbättra verktygen, valideringsmetoderna och arbetssättet – kunskap som nu kan tillämpas i framtida migreringar.
Lars-Thomas Stene, CCO på Rucoria:
”Backe ställde svåra frågor och höll en hög ribba för oss hela vägen – det är precis den sortens partner som gör oss bättre. Varje region vi migrerade tillsammans lärde oss något som vi sedan har byggt in i hur vi gör detta för varje kund. Vi flyttade inte bara Backes data – vi växte tillsammans med dem.”
Planerar ni en liknande flytt?
Historisk projektdata borde inte vara skälet till att en organisation stannar kvar på en gammal plattform.
Backes program visade vad ett strukturerat arbetssätt kan åstadkomma: mer än 100 aktiva projekt flyttade i tolv bolag, flera års projekthistorik samlad i samma miljö som det nya arbetet och en migreringsprocess som blev snabbare och mer repeterbar för varje bolag.
Om ni funderar på att flytta från en befintlig byggplattform och vill förstå vad en migrering av era projekt och er historiska data faktiskt skulle innebära – hör av er till Rucoria-teamet.
